Ohne aktive Vereinsmitglieder, die Aufgaben in der Vereinsverwaltung, -koordination und -organisation übernehmen, würde im Verein nichts vonstatten gehen. Dafür gibt es einige Vereinsposten, die die Organisation, Koordination und Verwaltung vereinfachen sollen.
Die Vereinsposten, die übernommen werden können, sind in der Deutschen Tolkien Gesellschaft e.V. der Vorstand, der Beirat mit dem Berater*innengremium, den Beauftragungen und den Fachreferent*innen, den Stammtischleitungen und den vielen Veranstaltungsorganisationen und Redaktionen. Hier findet Ihr eine kurze Beschreibung der jeweiligen Posten und wie man oder frau einen der Posten übernehmen können.
Vorstand
An vorderster Front jedes Vereins steht natürlich der Vorstand. Der Vorstand hat die Aufgabe, „die allgemeine Strategie und inhaltliche Ausrichtung des Vereins“ (Geschäftsordnung §4 Absatz 1) zu bestimmen. Der Vorstand unseres Vereins besteht aus dem ersten Vorsitz, dem zweiten Vorsitz, der Schriftführung, der Schatzmeisterei und dem Beisitz, zu dem drei Vereinsmitglieder gehören.
Diese sieben Vorstandsmitglieder werden alle zwei Jahre gewählt – die Beisitzer*innen werden um ein Jahr zum geschäftsführenden Vorstand (erster und zweiter Vorsitz, Schriftführung und Schatzmeisterei) versetzt gewählt.
Der Vorstand ist der erste Ansprechpartner in allen Fragen zum Verein.
Berater*innengremium
Neben dem strategisch und finanziell agierendem Vorstand, gibt es noch das Berater*innengremium (in der Geschäftsordnung als Beratergremium bezeichnet). Das Berater*innengremium hat als Aufgabe, den Vorstand in seiner Arbeit zu beraten und zu entlasten. Bei der Entlastung soll das Berater*innengremium in die Arbeit des Vorstands eingebunden und auf den neusten Stand gebracht werden.
Das Berater*innengremium besteht aus Vereinsmitgliedern, die vom Vorstand ernannt werden. Die Berater*innengremiumsmitglieder werden auf der Mitgliederversammlung vorgestellt, genauso werden Berufungen und Abberufungen den Mitgliedern mitgeteilt.
Beauftragungen
Natürlich gibt es auch themenspezifische, praktische, für das alltägliche Vereinsgeschehen vorgesehene Posten – das sind die Beauftragungen (oder die Verwaltungsabteilungen, wie sie in der Geschäftsordnung unter §5 Absatz 3 genannt werden). Die Aufgaben der Beauftragungen reichen Archiv und Lager/Logistik, über Marketing, Presse, Internationales, den Redaktionen Vereinszeitschrift (Der Flammifer von Westernis), digital (Webredaktion) und Jahrbuch (Board of Editors), bis hinzu den den Stammtischen. Je nach Bedarf können Beauftragungsposten geschaffen oder gestrichen werden (das wird den Mitglieder mitgeteilt).
Die Beauftragungsleitungen werden von Vereinsmitgliedern ausgeübt, die vom Vorstand für den entsprechenden Posten vorgestellt und ernannt werden. Die Vorstellungen und Abberufungen werden den Vereinsmitgliedern mitgeteilt.
Fachreferent*innen
Neben den Beauftragungen gibt es noch eine weitere Möglichkeit, wie der Vorstand Fachexpertise erfragen kann. Hierfür gibt es die Fachreferent*innen. „Die Fachreferent[*inn]en sind Ansprechpartner für inhaltliche Fragen zu bestimmten Themengebieten, in denen sie sich als Experten auszeichnen.“ (Geschäftsordnung §5 Absatz 4) und können auch gegenüber Personen, die keine Vereinsmitglieder sind das jeweilige Fachgebiet vertreten.
Die Ernennung der Fachreferent*innen erfolgt durch den Vorstand. Dasselbe gilt für die Abberufung, die (wie die Ernennung) den Vereinsmitglieder mitgeteilt wird. Außerdem hat der Vorstand die Aufgabe pro Jahr eine aktuelle und vollständige Fachreferent*innenliste mit ihren Themengebieten den Vereinsmitgliedern vorzuzeigen.
Stammtischleitungen
Weitere wichtige Posten sind die Stammtischleitungen (im §6 Absatz 2 der Geschäftsordnung). Die Leitungen bestehen aus dem eigentlichen Posteninhaber*innen (Stammtischsprecher*innen), welche den Stammtisch gegenüber dem Vorstand vertritt, und seinem Vertreter. Sie organisieren die Stammtischtreffen und betreiben gegebenenfalls die Social-Media-Auftritte des Stammtischs (dies kann aber auch durch Stammtischmitgliedern geschehen).
Die Stammtischsprecher*innen werden von den Stammtischmitgliedern benannt und vom Vorstand bestätigt. Die Vertreter können die Stammtischmitglieder selbst wählen.
Veranstaltungsorganisationen und Redaktionen
Ohne Redaktionen und Veranstaltungsorganisationen des Vereins (als Verwaltungsabteilungen in der Geschäftsordnung unter §5 Absatz 3 betitelt) gäbe es vieles nicht. Die Redaktionen und Veranstaltungsorganisationen sind diejenigen, die die größten Vereinsveranstaltungen (wie Tolkien Thing, Tolkien Seminar und Tolkien Tag) organisieren und die Vereinspublikationen (wie Der Flammifer von Westernis, Hither Shore, TolkCast) herstellen.
Bis auf die Redaktion Vereinszeitschrift (Der Flammifer von Westernis) suchen die übrigen Verwaltungsabteilungen momentan nicht offen nach Nachwuchs, das heißt die Veranstaltungsorganisationen und die Redaktionen (Hither Shore und TolkCast) stellen gezielt Gesuche aus. Beim Hither Shore können allerdings, wie beim Der Flammifer von Westernis, Texte eingereicht werden (bei der Redaktion Vereinszeitschrift auch Bilder).