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Geschäftsordnung

Unsere Ziele, unser Zweck. Grundlagen jedes Vereins in Deutschland. Spannend zu lesen, unterhaltsam, kurzweilig – viel Spaß dabei!

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Präambel

„Die DTG ist ein bundesweit … [vertretener] Verein mit mehr als 500 Mitgliedern. Auf Grund der geographischen Gegebenheiten ist es schwierig, die Vereinssteuerung anhand einer gemeinsamen Willensbildung aller Mitglieder durchzuführen. Diese wichtige Willensbildung fokussiert sich deshalb hauptsächlich auf die jährliche Mitgliederversammlung. Zu dieser Gelegenheit kann das einzelne Mitglied seine Wünsche und Fragen dem Vorstand vortragen, diese diskutieren und mit seiner Stimme den Kurs des Vereins durch Wahl oder Nichtwahl der Vorstandsmitglieder unter Berücksichtigung der demokratischen Prinzipien lenken. Es obliegt jedem einzelnen Mitglied, nichts als gegeben hinzunehmen, sondern die Arbeit des Vorstands objektiv zu hinterfragen. Dabei sollte der Zusammenhang zwischen der Leistung des Vorstands und dem Vereinszweck sowie dem Mitgliedernutzen und -schaden im Vordergrund stehen. Es gilt, neben der Arbeit des Vorstands auch die Arbeit des Beirats, der Verwaltung und der Fachreferenten zu bewerten und den Mut für Kritik, aber auch für Lob zu finden und bei beidem einen angemessenen Tonfall und Respekt vor der ehrenamtlichen Tätigkeit zu wahren.“

Strukturkommission 2005 zur Bedeutung der Mitgliederversammlung

Die gültige Fassung der Geschäftsordnung basiert auf den Ergebnissen der vom Vorstand der Deutschen Tolkiengesellschaft eingesetzten Strukturkommission zur Analyse und Verbesserung der Vereinsstruktur. Dabei orientierte man sich hauptsächlich an den Zielvorgaben Effizienz und Transparenz. Die Effizienz innerhalb des Vereins ergibt sich aus klar formulierten Aufgaben und deren Zuordnung zu den Organen, Gremien und Abteilungen des Vereins. Dabei ist auch die Definition und Einhaltung der Kommunikationswege von entscheidender Bedeutung.

Die transparente Struktur des Vereins soll gewährleisten, dass die ausführenden Organe einen guten beidseitigen Kontakt zu den Mitgliedern Mitgliederbasis aufrechterhalten können, die Arbeit der ausführenden Organe kontrolliert und möglichst objektiv bewertet werden kann und jedes Mitglied optimale Möglichkeiten erhält, sich in die Vereinsarbeit einzubringen.
Unter diesen Voraussetzungen sollte die Deutsche Tolkiengesellschaft bereit sein, ihren Vereinszweck im Sinne der Satzung und ihrer Mitglieder zu erfüllen und auch in Zukunft allen Menschen, die sich für Tolkien interessieren, ein gemeinschaftliches Forum zu bieten.

§ 1 Zweck und Annahme der Geschäftsordnung
1.1. Der Zweck der Geschäftsordnung ist die Erläuterung und Ergänzung der in der Satzung enthaltenen Paragraphen.
1.2. Die Geschäftsordnung muss der Mitgliederversammlung zur Verabschiedung vorgelegt und kann auch nur mit Zustimmung der Mitgliederversammlung geändert werden. Zur Verabschiedung und zur Änderung der Geschäftsordnung ist eine Zweidrittelmehrheit der Mitgliederversammlung nötig.

§ 2 Mitgliedschaft
2.1. Ausschluss eines Mitgliedes aus wichtigem Grund
Wichtige Gründe für den Ausschluss aus dem Verein durch den Vorstand können sein:
a) Gesetzwidriges Verhalten
b) Verhalten, welches dem Ruf des Vereins schadet.
Mit dem Ausschluss verfallen alle Rechte und Pflichten des ausgeschlossenen Mitgliedes. Ein Ausschluss aus dem Verein (außer Abweichung gemäß § 4 5. in der Satzung ) erfolgt nach vorheriger schriftlicher Ankündigung unter Angabe des Grunds des drohenden Ausschlusses. Der Betroffene hat das Recht, innerhalb von 3 Wochen bezüglich der Androhung des Ausschlusses Stellung zu nehmen. Nach Ablauf dieser Frist ist der Ausschluss wirksam. Der Ausschluss eines Mitgliedes ist der Mitgliederversammlung unter Angabe des Grundes mitzuteilen.

2.2. Mitgliedschaften und Mitgliedsbeitrag
2.2.1. Reguläre Mitgliedschaft
Der reguläre jährliche Mitgliedsbeitrag beträgt 36,- €. Bei Mitgliedern ohne deutsche Postanschrift erhöht sich der Mitgliedsbeitrag entsprechend der erhöhten Portokosten. Bei Änderung der höheren Portokosten ändert sich auch der Mitgliedsbeitrag entsprechend, die erhöhten Portokosten werden den ausländischen Mitgliedern rechtzeitig vorher angekündigt. Der Schatzmeister kann die erhöhten Portokosten pauschal abrechnen. (Die Pauschale für Mitglieder aus der EU beträgt derzeit 5,- €.)
2.2.2. Familienmitgliedschaft
Mitglieder mit der gleichen Postanschrift, wie ein reguläres Mitglied, zahlen als Familienmitglied einen reduzierten Beitrag von 10,- €. Sie erhalten dann keine eigenen Zusendungen, haben jedoch alle anderen Rechte und Pflichten eines Mitglieds.
2.2.3 Institutionsmitgliedschaft
Personenvereinigungen wie Körperschaften, Gesellschaften, Vereine, Verbände, Anstalten und Stiftungen
sowie Firmen, zahlen als Institutionsmitglied einen Beitrag von 100,- €. Eine durch die Personenvereinigung
bestimmte natürliche Personen nehmen die Rechte und Pflichten des Mitglieds war.
2.2.4. Jahrbuchmitgliedschaft
Reguläre Mitglieder erhalten durch Zahlung eines zusätzlichen Beitrages (von  derzeit 20,- €) das Jahrbuch der DTG (Hither Shore) für das entsprechende Mitgliedsjahr. Das Jahrbuch wird nach Erscheinen den Jahrbuchmitgliedern innerhalb Deutschlands kostenlos zugeschickt. Mitglieder ohne deutsche Postanschrift müssen die Portokosten selbst tragen. Die Kosten des Jahrbuches sind preisgebunden, Änderungen des Preises für das Jahrbuch wirken sich entsprechend auf die Höhe des Jahrbuchmitgliedsbeitrages aus. Die Änderung des Mitgliedsbeitrages wird den Jahrbuchmitgliedern rechtzeitig vorher angekündigt.
2.2.5. Geschenkmitgliedschaft
Der Beitrag für die Geschenkmitgliedschaft umfasst den regulären Beitrag und eine Pauschale von 2,50 €. Das so beschenkte Mitglied erhält ein Willkommenspaket mit einer Urkunde (z.B. zum Geburtstag) und ist ansonsten reguläres Mitglied. Die Geschenkmitgliedschaft endet abweichend von der normalen Regelung automatisch nach einem Jahr.
2.2.6. Freiwilliger Mitgliedsbeitrag
Jedem Mitglied steht es frei bis auf Widerruf einen höheren Jahresbeitrag als den regulären Beitrag zu entrichten. Bei Mitgliedern mit Einverständnis zum Lastschrifteinzug wird dieser höhere Beitrag durch den Schatzmeister vom Konto des Mitglieds eingezogen.
2.2.7 Fälligkeit des Mitgliedsbeitrages
Der Beitrag ist jeweils zum Eintrittsdatum fällig. Es erfolgt keine Rechnungsstellung. Abweichend von der erstgenannten Regelung wird bei Mitgliedern mit Einverständnis zum Lastschrifteinzug der Jahresbeitrag immer im ersten Monat des Folgequartals zum Eintrittsdatum eingezogen. Der Zahlungseinzug erfolgt seitens des Vereins ohne weitere Ankündigung. Bankgebühren durch nicht eingelöste Lastschriften werden dem Mitglied in Rechnung gestellt.
2.2.8. Änderung der Beitragshöhe
Änderungen der Höhe des Mitgliedsbeitrages werden durch die Mitgliederversammlung beschlossen und der Antrag zur Änderung des Mitgliedsbeitrages muss als Tagesordnungspunkt in der Bekanntmachung der Mitgliederversammlung angekündigt werden.
Die Änderung des Mitgliedsbeitrags für Mitglieder ohne deutsche Postanschrift aufgrund von geänderten Portokosten und bei der Änderung des Jahrbuchpreises (wie in Punkt 2.2.1 und 2.2.4 beschrieben) benötigt abweichend von obiger Regelung keinen Beschluss der Mitgliederversammlung. Die so geänderten Beiträge müssen rechtzeitig vor Inkrafttreten angekündigt werden.
2.3. Mitgliedsrechte und -pflichten
Mitgliedspflichten sind die Leistung des Jahresbeitrages bis zum Zeitpunkt gemäß Absatz 2.2. des laufenden Jahres, die Förderung des Vereinszweckes im Sinne der Satzung und das Einhalten der vorgesehenen Kommunikationswege. Mitgliedsrechte sind der Bezug der vereinseigenen Zeitschrift (Flammifer von Westernis), die Teilnahme an der  Mitgliederversammlung und Ausübung des Stimmrechts. Die Mitgliedsrechte ruhen, wenn der Leistung des Jahresbeitrags nicht nachgekommen wurde. Der Vorstand kann die Versendung von Rundbriefen und Zeitschriften sofort einstellen, wenn das Mitglied bei der Zahlung des Mitgliedsbeitrags säumig ist. Bei verspäteter Zahlung kann mit dem Mitglied die Nachlieferung verpasster Aussendungen vereinbart werden.

2.4. Misstrauensvotum
Jedes Mitglied hat, neben den in 2.3. genannten Rechten, das Recht, auf der MV ein Misstrauensvotum gegen jeden beliebigen Amtsträger des Vereins zu beantragen. Dieser Amtsträger wird mit sofortiger Wirkung seines Amtes enthoben, wenn mehr als eine Zweidrittelmehrheit der versammelten stimmberechtigten Mitglieder diesem Antrag entsprechen. Der enthobene Amtsträger darf für ein Jahr nicht erneut in ein Amt eingesetzt werden.

2.5. Umlagen
Umlagen zur Finanzierung besonderer Vorhaben oder zur Beseitigung finanzieller Schwierigkeiten dürfen den fünffachen Jahresbeitrag nicht überschreiten. Der Vorstand kann einen Antrag auf Erhebung von Umlagen stellen. Dieser muss von einer zweidrittel Mehrheit der Mitgliederversammlung bestätigt werden. Der Antrag auf Erhebung von Umlagen muss als Tagesordnungspunkt in der Bekanntmachung der Mitgliederversammlung angekündigt werden.

2.6. Freiwilliger Austritt
Der freiwillige Austritt kann immer zur Jahresfrist nach dem Eintrittsdatum erfolgen. Diese Regelung gilt auch bei Lastschrifteinzug.

§ 3 Amtsträger
Amtsträger sind der Vorstand im Sinne der Satzung, der Beirat, bestehend aus Beratergremium, Verwaltungsabteilungen und Fachreferenten, und die Kassenprüfer. Die Namen aller Amtsträger und ihre Aufgaben müssen allen Vereinsmitgliedern bekannt gemacht werden. Die Vereinsmitglieder haben die Pflicht nach § 2.3., sich mit Fragestellungen und/oder Anregungen an die zuständigen Amtsträger zu wenden.

§ 4 Vorstand
4.1. Richtlinienkompetenz
Der Vorstand in seiner Gesamtheit besitzt die Richtlinienkompetenz für den Verein. Das heißt: Der Vorstand bestimmt die allgemeine Strategie und inhaltliche Ausrichtung des Vereins.

4.2. Alleinvertretungsvollmacht der vier Vorstandsmitglieder im Sinne des BGB
Die Alleinvertretungsvollmacht der Vorstandsmitglieder 1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Schatzmeister und Schriftführer ist im Innerverhältnis des Vereins auf einen Sperrbetrag von 100 € beschränkt. Die Verfügung über einen Betrag, der diesen Sperrbetrag überschreitet, muss zuvor von einer einfachen Mehrheit des Vorstandes verabschiedet werden.

4.3. Informationspflicht des Vorstandes gegenüber den Vereinsmitgliedern
Der Vorstand ist verpflichtet, alle Vereinsmitglieder über Ereignisse und Entscheidungen, welche unmittelbaren Einfluss auf das einzelne Vereinsmitglied haben, zeitnah zu informieren. Dies muss mittels eines Mediums erfolgen, welches garantiert, alle Mitglieder zu erreichen. Ausgenommen ist davon die Nichterreichbarkeit aus Verschulden des Vereinsmitgliedes oder aufgrund widriger Umstände.

4.4. Beisitzer
Dem Vorstand gehören drei Beisitzer an. Sie sind Vorstandsmitglieder ohne Alleinvertretungsvollmacht, jedoch keine Vorstandsmitglieder im Sinne des BGB. Sie werden wie die anderen Vorstandsmitglieder von der Mitgliederversammlung gewählt. Die Aufgabe des 1. Beisitzers ist die Mitgliederbetreuung. Der Aufgabenbereich des 2. Beisitzers umfasst das Marketing und die Mittelbeschaffung. Der 3. Beisitzer unterstützt den Vorstand bei allen anfallenden Aufgaben.

4.5. Wahlzyklus
Gemäß der Satzung wird jedes der sieben Vorstandsmitglieder für eine Amtszeit von zwei Jahren gewählt. Dies ist so zu verstehen, dass die reguläre Amtszeit am gleichen Datum im übernächsten Kalenderjahr nach der Wahl endet. Ergänzend gilt, dass sich die reguläre Amtszeit automatisch um bis zu neunzig Tage verkürzt oder verlängert, wenn sie dadurch am Tag einer ordentlichen oder außerordentlichen Mitgliederversammlung endet. Falls innerhalb des genannten Zeitraums keine Mitgliederversammlung stattfindet oder das Amt nicht neu besetzt werden kann, verbleibt das Vorstandsmitglied kommissarisch im Amt, bis dies geschieht. Falls ein Vorstandsmitglied vorzeitig durch Rücktritt oder aus anderen Gründen aus dem Amt scheidet, bleibt das Amt bis zur nächsten ordentlichen oder außerordentlichen Mitgliederversammlung unbesetzt und soll nach Möglichkeit im Rahmen dieser Versammlung durch Wahl neu besetzt werden. Falls ein Vorstandsmitglied aus dem Amt scheidet, bevor seit seiner Wahl eine weitere Mitgliederversammlung stattgefunden hat, wird sein/e Nachfolger/in ausnahmsweise nur für ein Jahr (plus/minus neunzig Tage entsprechend der oben angegebenen Regel) gewählt. Die drei Beisitzer werden regulär um ein Kalenderjahr versetzt zu den übrigen vier Vorstandsmitgliedern gewählt. Sollte dieser alternierende Turnus trotz der vorstehenden Regelungen aus dem Takt geraten, kann die Dauer der Amtszeiten zur Wiederherstellung des Turnus angepasst werden. Dies muss jedoch vor den entsprechenden Wahlen angekündigt werden.

4.6. Protokollpflicht bei Vorstandssitzungen
Der Vorstand ist verpflichtet, ordentliche Protokolle der Vorstandssitzungen zu erstellen und zeitnah den zur Einsicht berechtigten Amtsträgern zur Verfügung zu stellen.

§ 5 Der Beirat
5.1. Die Organe des Beirates
Der Beirat besteht aus den Organen Beratergremium, der Verwaltung und den Fachreferenten.

5.2. Beratergremium
Das Beratergremium soll besonders aktive oder verdiente Mitglieder umfassen und den Vorstand in seiner Arbeit beraten und entlasten. Zu diesem Zweck soll das Beratergremium soweit möglich in die Arbeit des Vorstandes integriert werden und ein regelmäßiger Austausch des Vorstandes mit dem Beratergremium erfolgen, dazu gehört auch der Erhalt der Sitzungsprotokolle des Vorstandes. Das Beratergremium hat weder Richtlinienkompetenz noch kann es finanzielle Entscheidungen treffen. Das Beratergremium besteht aus mindestens zwei und maximal sieben regulären Mitgliedern des Vereins, die nicht im aktuellen Vorstand vertreten sind. Das Beratergremium wird vom Vorstand ernannt. Die Amtszeit soll analog zum Vorstand ein Jahr betragen. Die Mitglieder des Beratergremiums sind den Mitglieder vorzustellen, Berufungen oder Abberufungen sind den Mitgliedern zeitnah mitzuteilen.

5.3. Die Verwaltungsabteilungen
Der Vorstand kann praktische Arbeiten, die im Verein anfallen, an dafür bestimmte Abteilungen delegieren. Die verschiedenen Abteilungen sind mit ihren Aufgaben vom Vorstand im Anhang 1 dieser Geschäftsordnung inhaltlich zu definieren. Dieser Anhang kann vom Vorstand jederzeit ohne Genehmigung der Mitgliederversammlung geändert und/oder ergänzt werden. Dies beinhaltet auch die Schaffung neuer oder die Streichung von Abteilungen. Der Vorstand ist jedoch verpflichtet, diese Änderungen oder Ergänzungen im Rundbrief allen Mitgliedern mitzuteilen. Die Gesamtheit aller Abteilungen heißt Verwaltung. Die Mitglieder der Verwaltungsabteilungen beraten den Vorstand in allen fachspezifischen Fragen der jeweiligen Abteilung.
5.3.1. Struktur der Verwaltungsabteilungen
Jede Verwaltungsabteilung mit mehr als einem Mitglied bestimmt eigenständig einen Abteilungskoordinator. Der Abteilungskoordinator ist Ansprechpartner gegenüber dem Vorstand, den anderen Verwaltungsabteilungen, anderen Organen des Beirates und den Mitgliedern. Der Koordinator ist gegenüber den anderen Mitgliedern der jeweiligen Verwaltungsabteilung nicht weisungsbefugt. Die Abteilungskoordinatoren erhalten Einsicht in die Protokolle der Vorstandssitzungen.
5.3.2. Informationspflicht der Verwaltungsabteilungen
Jede Verwaltungsabteilung soll in jeder planmäßigen Ausgabe des Rundbriefes und auf der ordentlichen Mitgliederversammlung einen Bericht über die Ergebnisse, die aktuelle Arbeit und die zukünftigen Projekte der Abteilung abgeben. Mit Einverständnis des Vorstands kann in Ausnahmefällen auf den Bericht verzichtet werden.
5.3.3. Mitglieder der Verwaltungsabteilungen
Der Vorstand ernennt alle Mitglieder der Verwaltungsabteilungen mit deren Einverständnis ohne Maßgaben Dritter. Mitglieder der Verwaltungsabteilungen können durch einen Vorstandsbeschluss abberufen werden. Der Vorstand ist verpflichtet, alle Mitglieder der Verwaltungsabteilungen den Vereinsmitgliedern schriftlich vorzustellen. Berufungen und Abberufungen von Mitgliedern der Verwaltungsabteilungen sind den Vereinsmitgliedern mit Begründung mitzuteilen. Mitglieder der Verwaltungsabteilungen müssen Vereinsmitglieder sein und dürfen unterschiedlichen Verwaltungsabteilungen angehören. Unbesetzte Abteilungen können kommissarisch vom Vorstand betreut werden.

5.4. Fachreferenten
Der Vorstand kann Mitglieder, welche sich hierfür eignen, ohne Maßgaben Dritter als Fachreferenten einsetzen. Die Fachreferenten sind Ansprechpartner für inhaltliche Fragen zu bestimmten Themengebieten, in denen sie sich als Experten auszeichnen. Durch die Ernennung wird den Fachreferenten vom Vorstand gestattet, die DTG gegenüber Nichtmitgliedern für das jeweilige Fachgebiet zu vertreten. Fachreferenten können durch Vorstandsbeschluss abberufen werden. Die Berufungen und Abberufungen der Fachreferenten und ihre Themengebiete sind den Vereinsmitgliedern im Rundbrief mit Begründung mitzuteilen. Der Vorstand ist weiter verpflichtet, allen Vereinsmitgliedern einmal im Jahr eine vollständige und aktuelle Liste aller Fachreferenten und ihrer Themengebiete zukommen zu lassen.

§ 6 Stammtische
6.1. Bestätigung durch den Vorstand
Der Vorstand kann einen Kreis von Tolkien-Interessierten, der sich regelmäßig und der Öffentlichkeit zugänglich trifft, als offiziellen DTG Stammtisch bestätigen. Voraussetzungen hierfür sind, dass mindestens ein Vereinsmitglied an der Organisation der Treffen beteiligt ist und regelmäßige, öffentliche Treffen, jedoch mindestens 6 Treffen, stattgefunden haben. Der Vorstand hat das Recht, zu jedem Zeitpunkt dem Stammtisch den Status als offizieller DTG Stammtisch abzuerkennen. Dies ist dem nach 6.2 ernannten Stammtischsprecher schriftlich mit Begründung mitzuteilen. Auf Antrag von mindestens 20 Vereinsmitgliedern muss diese Begründung auf der nächsten Mitgliederversammlung vorgetragen werden, was jedoch keine rückwirkende Veränderung des Vorstandsbeschlusses erlaubt, sollte die Begründung der Mitgliederversammlung nicht als ausreichend erscheinen oder sich die Sachlage geändert haben. Der Vorstand ist verpflichtet, auf Anfrage den jeweiligen Vereinsmitgliedern eine vollständige Liste aller offiziellen DTG Stammtische zukommen zu lassen.
6.2. Stammtischsprecher
Jeder DTG Stammtisch muss einen Stammtischsprecher benennen. Der Stammtischsprecher muss Vereinsmitglied sein und durch den Vorstand bestätigt werden. Bei Nichtbestätigung durch den Vorstand muss ein anderer Stammtischsprecher benannt werden. Der Stammtischsprecher vertritt den Stammtisch gegenüber dem Vorstand. Der Vorstand kann für die Koordination der Stammtische eine Verwaltungsabteilung ernennen.
6.3. Stammtische als Veranstalter von DTG Veranstaltungen
1. Nach 12-monatigem Bestehen eines DTG Stammtischs kann der Vorstand diesem erlauben als Regionalvertretung, offizielle, öffentliche DTG Veranstaltungen auszurichten. Hiervon ausgenommen ist die Veranstaltung des Tolkien Thing.
2. Voraussetzung ist, dass mindestens drei Vereinsmitglieder an der Organisation der DTG Veranstaltung beteiligt sind und der Vorstand in angemessener Form über die Organisation informiert wird.
3. Der Vorstand hat das Recht, bei Bedarf jederzeit in die Organisation der Veranstaltung einzugreifen. Auf Antrag von mindestens 20 Vereinsmitgliedern muss eine Begründung für dieses Eingreifen auf der nächsten Mitgliederversammlung vorgetragen werden, was jedoch keine rückwirkende Veränderung des Vorstandsbeschlusses erlaubt, sollte die Begründung der Mitgliederversammlung nicht als ausreichend erscheinen oder sich die Sachlage geändert haben.
4. Die Zustimmung zur Durchführung einer Veranstaltung nach §9.1 der Satzung darf vom Vorstand nur in Fällen einer erwarteten Schädigung des Vereins und nach Abwägung der Verhältnismäßigkeit widerrufen werden.
5. Um eine Vollmacht nach §9.2 der Satzung zu erhalten, muss der Stammtisch dem Vorstand einen Finanz- und Organisationsplan für die Veranstaltung vorlegen.
6. Eine Vollmacht nach §9.2 der Satzung muss folgende Begrenzungen enthalten:
• Eine genaue Nennung der bevollmächtigten Person
• Eine genaue Angabe für welchen Zeitraum die Vollmacht gilt. Dieser Zeitraum sollte normalerweise eine angemessene Zeit nach der Veranstaltung oder auf der nächsten Mitgliederversammlung enden, was immer früher ist.
• Eine Begrenzung des Budgets über das verfügt werden kann.
Sie kann aber auch weitere Beschränkungen enthalten.

§ 7 Versammlungsordnung
7.1. Fristen
Der Termin wird im ersten Rundbrief des Jahres bekannt gemacht. Anträge können bis 8 Wochen
vor dem festgesetzten Versammlungstermin schriftlich eingereicht werden. Die Tagesordnung
muss mindestens 6 Wochen vor der Mitgliederversammlung in einem Rundbrief an alle Mitglieder
bekannt gemacht werden.

7.2. Tagesordnung
Die Tagesordnung einer ordentlichen Mitgliederversammlung muss mindestens folgende Tagesordnungspunkte enthalten: Annahme der Tagesordnung durch die Mitgliederversammlung, Berichte des Vorstandes, insbesondere des Schatzmeisters, Berichte der Kassenprüfer, Entlastung des Vorstandes, Wahlen, Anträge der Mitglieder (falls vorhanden), Verlesung der aktuellen Mitgliedschaftszahlen. In besonderen Fällen kann die Tagesordnung während der Mitgliederversammlung ergänzt werden.
7.2.1. Bericht des Vorstandes
Der Vorstand ist dazu verpflichtet, einen Bericht über die aktuelle Lage des Vereins unter Berücksichtigung laufender und geplanter Projekte zu geben. Dieser ist im Rahmen des Protokolls zu veröffentlichen.
7.2.2. Protokoll
Das Protokoll ist durch den Schriftführer zu erstellen und spätestens zwei Wochen nach der Mitgliederversammlung an die bei der Mitgliederversammlung anwesenden Mitglieder des Beratergremiums zu versenden. Letztgenannte müssen innerhalb einer Frist von zwei Wochen das korrigierte Protokoll an den Schriftführer zum Zwecke der Korrektur zurücksenden. Das Protokoll muss zusammen mit dem nächsten Rundbrief versendet werden.
7.2.3. Kandidaten für Neuwahlen
Jedem Mitglied, welches sich für ein Amt zur Wahl stellen möchte, hat das Recht, sich in angemessener Weise im Rahmen der Einladung zur Mitgliederversammlung den Mitgliedern vorzustellen.

7.3. Gäste
Die Versammlung ist nicht öffentlich. Mit Zustimmung der Mitgliederversammlung (Abstimmung per Handzeichen) können Gäste zugelassen werden, die sich in eine Gästeliste einzutragen haben. Stimmrecht haben sie nicht.

7.4. Versammlungsleiter
Der Versammlungsleiter hat die Tagesordnungspunkte in der festgelegten Reihenfolge zur Verhandlung zu bringen, sofern kein Änderungsantrag genehmigt ist.

7.5. Verfahrensregeln bei Debatten, Anträgen, Abstimmungen usw.
7.5.1. Das Wort wird nach der Reihe der Anmeldungen erteilt. Beim Wortantrag ist, soweit dem Versammlungsleiter nicht bekannt, der Name anzugeben. Es ist eine Rednerliste zu führen.
7.5.2. Der Versammlungsleiter hat jederzeit das Recht, einen Antrag auf Schluss der Debatte zu stellen. Bei Annahme des Antrages durch die Versammlung werden die auf der Rednerliste noch offenstehenden Anmeldungen zur Debatte gestrichen. Nach Schluss einer Debatte sind Bemerkungen zur Sache nicht mehr gestattet.
7.5.3. Erledigte Tagesordnungspunkte dürfen in der gleichen Versammlung nicht noch einmal behandelt werden.
7.5.4. Der Versammlungsleiter darf jederzeit in die Debatte eingreifen.
7.5.5. Die Redezeit kann auf Antrag und Beschluss hin auf eine bestimmte Dauer beschränkt werden.
7.5.6. Die Redner müssen sachlich bleiben. Bei Unsachlichkeiten und Abweichungen vom Thema können sie vom Versammlungsleiter ermahnt und zur Ordnung gerufen werden. Die Thematik und Sachlichkeit orientiert sich hierbei an den Tagesordnungspunkten. Der Versammlungsleiter kann einem Redner nach ergebnisloser Ermahnung das Wort entziehen. Er kann Teilnehmer, die sich ungebührlich verhalten, mit Zustimmung der Versammlung ausschließen.
7.5.7. Bei Vorliegen mehrerer Anträge zu einer Sache ist über den weitgehendsten Antrag zuerst abzustimmen. Im Zweifelsfall entscheidet die Versammlung. Vor jeder Abstimmung ist der Antrag noch einmal zu verlesen.
7.5.8. Wenn keine andere Regelung vorgesehen ist, wird eine Abstimmung von der einfachen Mehrheit der Mitgliedsversammlung entschieden.
7.5.9. Einwendungen gegen Abstimmungsergebnisse sind sofort anzumelden.

7.6. Wahlen
7.6.1. Mitglieder, die das 16. Lebensjahr vollendet haben, sind wahlberechtigt.
7.6.2. Zur Entlastung und für die Wahlen des Vorstandes ist einem besonders verdienten Mitglied die Versammlungsleitung zu übergeben.
7.6.3. Es ist einem Mitglied gestattet, im Namen von bis zu drei nicht anwesenden Mitgliedern abzustimmen, wenn deren schriftliche Genehmigung hierfür vorliegt. Dies bezieht sich nicht nur auf Wahlen, sondern auf alle Formen von Abstimmungen, ausgenommen die Abstimmung über die Erhebung von Umlagen. Bei Feststellung der Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung gilt diese Vertretung jedoch nicht als vertretene Mitglieder. Die in der Satzung festgelegte Mindestanzahl vertretener Mitglieder von 10 % bezieht sich auf anwesende und vertretene Mitglieder.
7.6.4. Die Wählbarkeit tritt mit Vollendung des 18. Lebensjahres ein. Gewählt werden können Mitglieder, die aus den Reihen der Versammlung oder vom Vorstand vorgeschlagen werden und sich zur Wahl stellen. Eine Ausnahme hiervon sind die Wahlen der Kassenprüfer, deren Kandidaten nicht vom Vorstand vorgeschlagen werden dürfen. Ein nicht anwesendes Mitglied ist nur dann wählbar, wenn sein schriftliches Einverständnis vorliegt.
7.6.5. Der 1. Vorsitzende oder sein Vertreter haben das Recht, zu jeder Kandidatur Stellung zu nehmen.
7.6.6. Die Mitgliederversammlung wählt zwei Kassenprüfer für zwei Jahre. Dir Amtsperioden liegen versetzt, das heißt, während jeder ordentliche Mitgliederversammlung wird ein Kassenprüfer gewählt. Deren Aufgabe ist es, die Finanzunterlagen des Schatzmeisters auf Richtigkeit zu überprüfen und hiervon auf der nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung zu berichten, sowie den Antrag auf Entlastung des Vorstandes zu stellen. Kassenprüfer nach Beendigung ihrer Amtsperiode dürfen nicht direkt wiedergewählt werden, sondern müssen mindestens eine Amtsperiode aussetzen.

§ 8 Rundbrief
Der Vorstand ist verpflichtet, dreimal im Jahr einen Rundbrief an alle Vereinsmitglieder zu veröffentlichen. Der Rundbrief soll mindestens folgende Inhalte besitzen: Berichte über strategische Entscheidungen des Vorstandes, Berichte über die Arbeit der Verwaltungsabteilungen (Ergebnisse, aktuelle Arbeit und zukünftige Projekte), Vorstellung personeller und inhaltlicher Veränderungen des Beirates, sowie im der Mitgliederversammlung folgenden Rundbrief das Protokoll derselben.

§ 9 Aufwendungsersatz
Jedes Vereinsmitglied hat einen Anspruch auf Ersatz seiner nachgewiesenen Aufwendungen für eigene Auslagen, die im Rahmen der Tätigkeiten für den Verein entstanden sind. Hierbei sind grundsätzlich die steuerlichen Vorgaben zu Höhe und Anlass bei Fahrt- und Reisekosten zu beachten, auch begrenzt auf die aktuellen steuerlichen Pauschal- und Höchstbeträge. Der Ersatz der Aufwendungen erfolgt erst nach Erbringung aller Belege. Soweit im Einzelfall nicht abweichend vereinbart, können Ansprüche nur innerhalb eines Jahres nach der Entstehung geltend gemacht werden. Für den Vorstand besteht die Ermächtigung, durch Vorstandsbeschluss im Einzelnen Pauschalen Vergütungsregelungen auch der Höhe nach festzulegen. Vor Erbringung der Leistung durch das Vereinsmitglied und der damit einhergehenden Kostenverursachung muss der Vorstand die Art der Leistung und einen Höchstbetrag für die zu verursachenden Kosten und den damit einhergehenden Ersatzanspruch genehmigen. Dies muss nicht für jede Einzelleistung erfolgen, sondern kann auch durch Pauschalen festgesetzt werden, sofern es sich um regelmäßig anfallende gleichbleibende Leistungen handelt. Die Kassenprüfer sind gehalten, die rückerstatteten Ersatzansprüche gesondert zu prüfen, insbesondere rückerstattete Ersatzansprüche der Vorstandsmitglieder, und bei Auffälligkeiten dies im Kassenprüferbericht auf der nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung gesondert zu vermerken.

§ 10 Tolkien Thing
10.1. Der Vorstand ist gehalten, das Thing am 2. Juli-Wochenende eines jeden Jahres abzuhalten. Ist dies nicht möglich, hat der Vorstand ein beliebiges anderes Juli-Wochenende zu nehmen. Dabei handelt es sich um eine mindestens zweitägige Veranstaltung, die der Förderung des Vereinszweckes und dem Austausch innerhalb der Vereinsgemeinschaft dienen soll. In diesem Rahmen können die Ergebnisse der Beiratsarbeit vorgetragen und besprochen und gegebenenfalls neue Beiräte berufen werden.

10.2. Der Vorstand kann eine Verwaltungsabteilung ernennen, welche die Organisation des Thing übernimmt. Die finanzielle Entscheidungen verbleiben beim Vorstand.

Stand: August 2010, Irrtümer vorbehaltenThe German Tolkien Society’s by-laws are only available in German. If you need any particular information please do not hesitate to contact us via email.